Zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů v e-shopu KOOPOINT

 

GLOBAL ASSISTANCE, a.s., IČ: 27181898 sídlem Praha 8, Dopraváků 749/3, PSČ 184 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 957 (dále jen „my“), považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků vůči klientům. Ochraně osobních údajů proto věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje ve vztahu k fyzickým osobám zpracováváme v případě zakoupení služeb či zprostředkování poskytnutí služeb nabízených na e-shopu www.koopoint.cz. (dále je e-shop).

Naleznete zde informace, na jakém právním základě a k jakým účelům Vaše osobní údaje zpracováváme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva. Považujte tedy prosím tento dokument za důležitý zdroj informací o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje.

1. Jaké osobní údaje zpracováváme? 

Zpracováváme následující kategorie osobních údajů: 

1. Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, obchodní firma, místo podnikání a identifikační číslo podnikající fyzické osoby.
2. Kontaktní údaje, kterými se rozumí zejména e-mail, telefon a uživatelské jméno a heslo uživatele pro přístup v případě, že si zřídíte v e-shopu uživatelský účet.
3. Údaje o využívání služeb, kterými se rozumí zejména údaje o sjednání a využívání našich služeb (např. historie nákupů), záznamy e-mailové komunikace a záznamy telefonních hovorů.

2. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje? 

V rámci e-shopu zpracováváme Vaše osobní údaje v různém rozsahu, pro různé účely, a to na právním základě

1. nezbytnosti zpracování pro splnění smlouvy, kterou s námi při zakoupení služby nebo při zprostředkování služby poskytované naším smluvním partnerem v e-shopu uzavíráte,
2. nezbytnosti zpracování pro plnění našich právních povinností, a
3. nezbytnosti zpracování pro naše oprávněné zájmy.

2.1. Zpracování na základě plnění smlouvy 

Vaše identifikační a kontaktní údaje, jakož i údaje o využívání služeb zpracováváme v první řadě na právním základě plnění smlouvy, a to pro účely splnění našich závazků vyplývajících z e-shopu (jinak řečeno pro to, abychom Vám poskytli službu, kterou jste si v e-shopu zakoupili, nebo abychom Vám zprostředkovali poskytnutí služby u našeho smluvního partnera).

2.2. Zpracování na základě plnění právních povinností 

I my jako podnikatel musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Na tomto právním základě proto zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, a to z důvodu dodržování zejména zákonů v daňové a účetní oblasti.

2.3. Zpracování na základě našeho oprávněného zájmu pro účely ochrany právních nároků 

Vaše identifikační a kontaktní údaje, jakož i údaje o využívání služeb zpracováváme dále na základě našeho oprávněného zájmu, kterým je ochrana našich právních nároků (jinak řečeno pro to, abychom mohli hájit naše právní nároky v soudním, mimosoudním nebo vykonávacím řízení).

Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku podrobněji popsanou v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Pokud využijete svého práva vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, jsme povinni Vaše osobní údaje pro daný účel dále nezpracovávat, ledaže v rámci šetření Vaší námitky zjistíme, že máme k tomuto zpracování závažné oprávněné důvody.

 

3. Jak zpracováváme osobní údaje pro účely marketingu? 

V rámci provozování e-shopu se Vám snažíme nabízet naše produkty a služby, stejně jako produkty a služby našich partnerů, případně Vás odměňovat formou odměn a slev. Tyto marketingové aktivity vykonáváme

1. v určitých případech bez Vašeho souhlasu na základě našeho oprávněného zájmu,
2. v určitých případech pouze na základě Vašeho souhlasu.

3.1. Marketing na základě našeho oprávněného zájmu 

Tyto marketingové aktivity vykonáváme bez Vašeho souhlasu na základě našeho oprávněného zájmu. Za tím účelem zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, stejně jako údaje o využívání služeb.

Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku podrobněji popsanou v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Pokud využijete svého práva vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro marketingové účely, jsme povinni Vaše osobní údaje pro tento účel dále nezpracovávat. Odhlásit se z marketingových zpráv můžete jednoduše i na konci každého takového e-mailu kliknutím na odkaz „odhlásit odběr“.

Nepřejete-li si, abychom Vás kontaktovali s elektronickými obchodními sděleními, máte právo jejich zasílání od počátku odmítnout při provádění objednávky v e-shopu, případně v každém elektronickém sdělení, které Vám zašleme.

 

3.2. Marketing na základě Vašeho souhlasu 

Na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o využívání služeb pro následující účely (jeden z nich, nebo i oba):

▶ zasílání slev či jiných nabídek třetích stran, a to i elektronickými prostředky, a

▶ provádění našich vlastních marketingových aktivit, které přesahují náš oprávněný zájem, kdy se jedná o zpracování za účelem vyhodnocení Vašich potřeb a zasílání relevantnějších nabídek, v rámci kterého můžeme sledovat Vaše chování, spojovat osobní údaje shromážděné pro odlišné účely a používat pokročilé analytické techniky.

Tento souhlas je dobrovolný, platí po dobu 3 let, můžete jej však kdykoliv odvolat. V případě, že souhlas odvoláte, nebude možné některé naše nabídky plně přizpůsobit Vašim potřebám a nebudeme Vám zasílat slevy či nabídky třetích stran.

Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat ve svém zákaznickém účtu, v sekci souhlasy nebo zasláním „Žádosti subjektu údajů o uplatnění svých práv“, kterou naleznete na webových stránkách www.koopoint.cz v sekci „Návody a dokumenty“, na e-mail dpo@globalassistance.cz nebo na adresu GLOBAL ASSISTANCE a.s., Pověřenec pro ochranu osobních údajů, Dopraváků 749/3, 184 00 – Praha 8.

Informace o odvolání souhlasu můžete také získat prostřednictvím e-mailu info@koopoint.cz.

 

4. Jak dlouho osobní údaje uchováváme? 

Osobní údaje v rozsahu a za účely uvedenými v bodu 2.1. a 2.3. uchováváme po dobu, po kterou je to nezbytné k realizaci práv a povinností plynoucích ze vzájemného smluvního vztahu, tedy po dobu od data zakoupení služby v e-shopu nebo data zprostředkování poskytnutí služby smluvním partnerem v e-shopu, popř. od uplynutí doby, na kterou byla služba zakoupena, do uplynutí promlčecí doby v délce 3 let, prodlouženou o další jeden rok s ohledem na ochranu našich právních nároků. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.

Osobní údaje v rozsahu a za účely uvedenými v bodu 2.2. uchováváme po dobu, po kterou nám to ukládají dotčené právní předpisy.

Osobní údaje v rozsahu a za účelem uvedeným v bodu 3.1. uchováváme po dobu jednoho roku od zakoupení či zprostředkování poskytnutí poslední služby v e-shopu, nebo do vznesení námitky proti takovému zpracování, a to podle toho, co nastane dříve.

Osobní údaje v rozsahu a za účelem uvedeným v bodu 3.2. uchováváme po dobu 3 let nebo do odvolání souhlasu.

 

5. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme? 

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

Vaše osobní údaje pak předáváme dalším příjemcům, a to:

1. smluvním partnerům, jejichž služby jsme Vám prostřednictvím smlouvy uzavřené v e-shopu zprostředkovali, a to proto, aby tento partner věděl, že u něj můžete dané služby čerpat a případně Vám vystavil i daňový doklad,
2. provozovatelům platební brány či dalších platebních metod, přičemž se ale nemusíte bát, nikdy nejde o údaje týkající se Vaší platební karty (údaje z platební karty neobdrží nikdo jiný než poskytovatel platební brány).

Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovými zpracovateli jsou zejména: 

1. marketingové agentury v případě, kdy zpracovávají osobní údaje, aby nám pomohly s přípravou a koordinací našich obchodních a reklamních aktivit, tedy pro účely nabízení našich vlastních produktů a služeb,
2. poskytovatel služby Yourpass (společnost YOUR PASS, s.r.o.), do jehož mobilní aplikace si můžete přenést poukaz či jiné potvrzení o zakoupení služby v e-shopu či zprostředkování poskytnutí služby v e-shopu a mít ho tak vždy pohodlně při sobě připravený k využití. 

Vzhledem k tomu, že zpracovatele, které zapojujeme do zpracování, můžeme změnit, jejich aktuální seznam naleznete na webové stránce www.koopoint.cz/zpracovatele-osobnich-udaju.

Současně můžeme předávat osobní údaje v nezbytném rozsahu společnostem provádějícím audit naší činnosti. Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají. Rovněž můžeme osobní údaje předávat těmto subjektům a exekutorům na základě našich oprávněných zájmů.

 

6. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme? 

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám byly poskytnuty přímo Vámi v rámci využití e-shopu.

Nejvíce osobních údajů získáváme přímo od Vás tím, že je přímo uvedete při provádění objednávky služeb v e-shopu (zejména identifikační a kontaktní údaje) nebo se jedná o osobní údaje které vyplynou z naší vzájemné komunikace (zejména údaje o využívání služeb).

Vedle toho můžeme v omezeném rozsahu získávat a dále zpracovávat osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou jak veřejné evidence (zejména veřejný rejstřík, insolvenční rejstřík), tak Vámi zveřejněné údaje na internetu, a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.

 

7. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů? 

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,-     odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný, a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat (například pro obhajobu našich právních nároků),
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
• ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

• účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely nebo
• určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (viz výše v kapitole 2).

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoli navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit, když:

• popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
• Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli),
• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků nebo
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sám poskytl a které zpracováváme na právním základě plnění smlouvy (viz výše kapitola 2). Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše kapitola 2). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo na přezkum automatizovaného rozhodnutí

Pokud by v rámci provozu e-shopu docházelo k automatizovanému rozhodnutí, které by pro Vás mělo právní účinky nebo obdobný významný dopad, máte právo žádat přezkum takového automatizovaného rozhodnutí, a to zejména pokud se domníváte, že takové rozhodnutí je nesprávné. Toto právo můžete uplatnit způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. V rámci tohoto práva můžete požadovat, aby rozhodnutí bylo přezkoumáno člověkem, a můžete vyjádřit svůj názor ve vztahu k takovému rozhodnutí. E-shop je však v tuto chvíli koncipován a provozován tak, aby prvky automatizovaného rozhodování neobsahoval.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

 

8. Jak lze uplatnit jednotlivá práva? 

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti, či cokoli jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách www.koopoint.cz/zpracovani-osobnich-udaju, v sekci „Jak lze uplatnit jednotlivá práva“. 

Pověřence lze kontaktovat kterýmkoli z následujících prostředků:

• e-mailem na: dpo@globalassistance.cz,
• písemně na adrese: GLOBAL ASSISTANCE a.s., pověřenec na ochranu osobních údajů, Dopraváků 749/3, 184 00 – Praha 8,

 Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.

Formuláře k uplatnění práv

Abychom Vám ještě více usnadnili uplatnění Vašich práv, můžete využít formulář „Žádost subjektu údajů o uplatnění svých práv“, který naleznete na našich webových stránkách www.koopoint.cz v sekci „Návody a dokumenty“, kde můžete získat aktuální znění těchto “Informací o zpracování osobních údajů v e-shopu KOOPOINT“.

Podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.